第一条 为规范欧美同学基金会（以下简称“欧基会”）合同管理工作，促进各类对外活动的开展，规范对外行为，提高工作效率，防止不必要的损失，根据国家有关法律规定，特制定本管理办法。
第二条 合同签订应当符合《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国民法总则》《中华人民共和国慈善法》《中华人民共和国公益事业捐赠法》等国家有关法律、法规及规章制度的要求。
第三条 本制度适用于欧基会捐赠合同、执行合同、战略合作以及欧基会对外开展活动相关的合同。
第四条 合同管理部门的设置与职责
欧基会合同管理主要由合同经办部门、法务合规部和综合办公室负责。
（一）合同经办部门主要职责
1.认真学习贯彻《中华人民共和国合同法》等国家有关法律法规，树立法律意识、合规意识；
2.坚持原则，遵规守纪，杜绝不正之风，维护欧基会利益；
3.负责合同相对方资信情况、履约能力的调查；
4.负责所承办合同的谈判；
5.负责按照欧基会标准合同文本起草合同，完善项目条款，保证合同的可行性、合法性和有效性；
6.负责合同的履行，解决履约中出现的问题；
7.及时按要求向法务合规部交存正式合同文本；
8.负责本部门合同复印件的档案管理；
9.合同经办人为第一责任人，负责合同对方资信、履约能力调查、合同起草、合同签订、原件返还及监督履行、结果汇报等事项。
（二）法务合规部主要职责
1.学习、宣传、贯彻国家有关法规政策，以及其他慈善机构合同管理工作的先进经验，提高合同管理的规范化水平；
2.负责拟定欧基会的合同管理制度并组织实施；
3.组织制定欧基会的标准合同文本；
4.参与欧基会特殊合同、涉外合同的可行性研究、谈判和文本起草工作；
5.对合同的合法性、有效性进行审查，向领导提出可行性建议；
6.监督、检查、考核合同的履行情况；
7.参与处理对外合同纠纷协调解决工作；
8.负责年度合同的整理、统计、归档等工作；
9.负责对合同经办部门进行业务指导，对相关人员进行法律知识培训；
10.了解掌握各部门合同签订及履行情况，及时总结经验教训，并向领导提出合理化建议。
（三）综合办公室主要职责
负责合同档案的管理及查阅服务。
第五条 合同应当具备以下条款：
（一）合同主体的名称、住所；
（二）合同项目的主要内容；
（三）合同金额、支付方式和收款方账户信息；
（四）合同当事人的权利和义务；
（五）合同履行期限、地点和方式；
（六）违约责任及赔偿损失的计算方法；
（七）合同变更、解除及终止的条件；
（八）合同争议解决方式；
（九）生效条件、订立日期。
第六条法务合规部审查的重点是：
（一）对方当事人的主体资格和缔约能力；
（二）合同条款内容的完备性、合法性；
（三）合同项目的公益性、公信力；
（四）其他合同应履行的审查手续。
第七条 合同的审批和签订
（一）严格履行合同审批制度，特殊合同和涉外合同文本，应经法务合规部审查核定，由秘书长审批同意后，方可签订。
（二）合同由欧基会法人代表或授权代表人签订。签订合同应由签约人签字，注明日期，并加盖欧基会合同专用章。授权代表人签订合同的，签约人应持欧基会法定代表人签发并加盖欧基会公章的《法定代表人授权委托书》，并在授权范围内签订合同。
第八条 合同签订流程
（一）合同签订前必须审查以下事项：
1.合作方是否具有法人资格；
2.合作方是否具有履约能力；
3.合作方是否具有良好社会形象和声誉；
4.欧基会能否承诺合作方的要求；
5.对项目进行调研和可行性评估；
6.评判合同的合法性和公益性。
（二）合同签订时，应验证合作方相关证明文件，核对无误后方可正式签订合同，合作方交验的证明文件须妥善保管。
（三）合同文件的各项目须填写齐全、清晰明确、字迹清楚、形式符合法定要求。特殊要求应在备注中注明。
（四）签订合同原则上一式二份，甲方一份，乙方一份（法务合规部一份原件、经办部门和资财管理部各一份复印件）。三方合同一式三份，以此类推。
（五）法律、法规规定或者欧基会认为需要公证的合同，应当办理公证手续。
第九条 合同的履行
（一）合同签订后，经办部门应安排专人督促合同的全面履行。
（二）在合同履行中，如出现不能或者不能完全履行时，应采取紧急措施，争取对方的同意和谅解，将损失减少到最低程度；若需要变更或解除合同的，应按法律规定的程序进行。
第十条 合同用章规定
（一）合同签署后，原则上先由欧基会加盖合同专用章。若合作方先加盖印章的，须经法务合规部审查无误后，方可盖章。
（二）欧基会合同专用章，由专人保管。
（三）经办人须持秘书长签批的请示，方可加盖合同专用章。两页以上的合同须加盖骑缝章。
第十一条 合同归档
（一）建立合同管理档案，对已签订的合同要逐份进行分类、编号、登记，并装订成卷。
（二）合同签订完毕，合同经办人要在三个工作日内及时将合同材料，包括合同文本、合同附件、合同相关文件、合同评审记录、审批文件、合同纠纷仲裁结果、合同变更等与合同有关的资料，交给法务合规部统一管理。
（三）建立合同台帐。
（四）建立合同档案、台帐借阅手续。
第十二条合同的变更和解除
（一）变更或解除合同依照合同的订立流程审核通过。变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分与原合同具有同等法律效力，纳入本规定的管理范围。
（二）合同变更后，合同编号不予改变。
第十三条 合同纠纷的解决
（一）业务合同发生纠纷，承办人无法解决时，应及时向所在部门负责人汇报，由部门负责人向领导班子汇报，领导班子依据有关法律规定与对方协商解决，协商不成的，可向仲裁机关申请仲裁或向人民法院起诉。
（二）向仲裁机关或人民法院递交的申请书、起诉书或答辩书等材料须经秘书长审批同意。
（三）合同纠纷解决后，应将发生纠纷的原因、承担的责任以及今后防范的具体措施写成书面报告存入档案，对于关系重大的，通过各种方式在欧基会内部进行公告。
第十四条 合同监督与监察
（一）任何人不得以任何形式泄露合同涉及的商业、技术秘密。
（二）欧基会法务合规部对合同签订及履行程序进行监督检查。
（三）对违反国家法律、法规和本规定，在签订、履行合同和合同管理中失职、渎职或以权谋私，损害国家和欧基会利益的，应视情节轻重，依据有关规定追究责任人的行政、经济责任；构成犯罪的，移交司法机关依法追究形式责任。
第十五条 本办法自理事会审核通过之日起执行。
中文
