为适应工作需要，贯彻执行民主集中制，充分发挥理事长负责制的决策作用，根据《欧美同学基金会章程》和相关制度，结合实际，特制定本制度。
第一条 理事长办公会议召开时间及形式
（一）原则上每月召开一次理事长办公会，会议时间原则定为每月第一周周一上午九点召开，如有需要可随时召开。
（二）如上述时间相关领导不能出席会议，可调整时间或以视频会议或以分别报送文件的形式召开会议。
第二条 主持、出席、列席人员
会议由理事长或理事长授权的副理事长主持。
（一）出席会议的人员有理事长、相关副理事长、秘书长、副秘书长。
（二）根据需要可邀请上级单位分管领导或部门负责人列席会议，也可邀请有关部门负责人或工作人员列席会议。
第三条 会议主要内容
（一）需要上报理事会讨论通过的事项
1.章程的修改；
2.设立办事机构、分支机构、代表机构；
3.年度工作报告及下一年工作计划；
4.年度财务报告；
5.年度预算的编制及执行报告；
6.重要管理制度的新增、变更；
7.主要品牌项目开展情况；
8.对外投资事项；
9.大型公益项目的决策；
10.其它重要事项。
（二）需要协调各相关部门研究的事项
1.重要人事事项；
2.内部机构设置变动；
3.其它重要事项。
（三）其它重要事项
1.工作人员福利待遇；
2.工作人员的奖惩事项。
第四条 会议议事程序
（一）欧基会各部门提交研究讨论的议题，应事先做好周密的调查研究，提出处理意见和建议，原则上须提前10个工作日提出申请，并填写《欧基会理事长办公会会议议题送审单》，连同有关材料报送秘书处审核。
（二）秘书处提出会议研究讨论的议题，并征得理事长同意。
（三）由综合办公室通知参会人员，并至少提前1个工作日将会议材料送达参会领导。
（四）会议指定专人负责记录及会议纪要的整理；会议纪要由参会理事长、副理事长签发。
第五条 会议有关要求
（一）未经理事长同意提交会议研究讨论的议题，原则上不予临时安排研究讨论。
（二）做出的决定事项，以会议纪要为准。
（三）与会人员必须按时到会，根据保密守则严守工作纪律，不得随意向外透露业务保密重大事项。
（四）理事长办公会议所定的事项，必须认真落实，各部门执行情况，在下一次办公会时进行反馈。
（五）理事长办公会议决定事项的督办工作由综合办公室具体承办。
第六条 本制度自理事会审核通过之日起执行。
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