为进一步健全文书立卷工作制度，保证归档文件的齐全完整，提高工作效率和工作质量，根据有关规定，特制定欧美同学基金会（以下简称“欧基会”）档案管理制度。
第一条 综合办公室档案管理职责和任务
（一）集中统一管理欧基会的全部档案，为欧基会各项工作服务。
（二）对各部门形成的各种文件材料的收集、整理、立卷、归档工作进行监督和指导。
（三）办理领导交办的其他有关档案业务工作。
第二条 各部门的职责任务和要求
（一）各部门应及时做好本部门立卷归档工作，于次年五月底之前统一送交综合办公室归档。
（二）承办部门、承办人负责立卷。承办人依据立卷归档要求，将阅办完毕的文件随时整理归卷；有文号的文件要将发文稿连同正式文件一并交综合办公室统一归档。各种内部文件和会议文件（包括照片、录音、录像带等）也要注意及时收集整理，保证归档文件齐全完整。
（三）承办人必须保管好已归卷和正在办理的文件，严防遗失。对已归卷的文件，借阅时应进行登记，归还时注销，将文件放入原卷内。
（四）工作人员调离工作或短期离职时，应办理文件交接手续，个人不得擅自带走或随意销毁。
第三条 归档案卷的质量要求
（一）整理原则：要遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
（二）整理要求：归档文件应齐全完整，已破损的文件应予托裱，字迹模糊或已退变的文件应予复制，复制件附于原件后一并归档；归档文件所使用的字迹材料要符合存档要求，禁止使用铅笔、圆珠笔和红墨水（含纯蓝墨水）。
（三）整理规则
1.在归档的文件材料中，应将每份文件的正本与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的统一文件应归在一起，不得分开。
2.不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷，没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在有针对的第一年立卷；跨年度的总结放在有针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；其他文件材料的立卷应按有关规定执行。
3.卷内文件材料应区别不同情况进行排列。密不可分的文件材料应以顺序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其他文件材料依形成规律或特点，按时间顺序或重要程序排列即可。
4.卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号，统一编在有文字的每页材料正面的右上角，背面的左上角；不装订的案卷在每份文件的右上角编写件号；图表声像材料应在装具上或声像材料的背面逐件编号，厚度不超过100页，如文件过多，可分册立卷。
5.案卷要按规定格式逐件填写卷内文件目录，对文件的题名不要随意更改和简化；没有题名的要拟写题名，没有责任者或年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；会议记录应填写每次会议的时间和重要内容。卷内目录一式两份，装订一份，放在卷首一份。
6.案卷封皮，应逐项按规定填写清楚，案卷题名要简明、确切，使用简称应通用易懂，打印或钢笔书写，字迹要工整、清晰。
7.有关卷内文件材料的情况说明，填写在卷内备考表内，若无情况说明，也应将立卷人、检查人的姓名和立档时间填上。
8.归档的照片要在背后加注说明和时间，单独编制目录，底版应同照片放在一起归档；录音、录像带要注明内容和形成时间，单独编制目录。
第四条 档案移交
（一）各部门每年形成的案卷，应在第二年5月底前向综合办公室移交。
（二）档案移交时，要按照案卷目录点交清楚，由双方交接人签字。案卷目录一份交综合办公室，一份自存。
（三）临时机构形成的文件，也要按照上述办法整理立卷，在工作全部结束后完整地向综合办公室移交。
第五条 档案利用
（一）欧基会工作人员因工作需要利用档案的，可直接到综合办公室查阅，如必须借阅或复制有关文件，应经综合办公室负责人审批。
（二）借出的案卷，使用完毕应及时退还，一般不得超过两周。
（三）调阅人对调出的案卷，必须妥善保管，不得任意转借、遗失、污损和乱改乱划，更不得拆散原卷或抽取文件。如有发生上述情况，应依照《中华人民共和国档案法》的有关处罚规定处理。
第六条 本制度自理事会审核通过之日起执行。
中文
